Claves para gestionar correctamente el envío de emails profesionales
Claves para gestionar correctamente el envío de emails profesionales
Hoy por hoy el correo electrónico es uno de los medios más utilizados para comunicarse, sobre todo en el entorno laboral, por lo que utilizarlo correctamente te será de gran ayuda: en este artículo recopilamos una serie de consejos para evitar cometer errores al enviar mensajes por email.
1) Título
Un título adecuado garantiza que tu mensaje sea leído, y debe condensar, de manera breve y concisa, la idea general e intenciones del contenido.
2) Saludo
El saludo inicial debe ser distendido, sin caer en excesivas confianzas o en un derroche de formalidad innecesaria: un simple «Buenos días» puede ser la mejor opción.
3) Contenido
Evita redactar mensajes excesivamente largos y densos: en el entorno laboral se reciben diariamente multitud de correos por lo que, si el tuyo es demasiado extenso, corres el riesgo de que el receptor lo deseche o lo aparque para otro momento. Por lo tanto, procura ser conciso en tu planteamiento y preciso en el desarrollo.
4) Despedida
Al igual que los saludos, las despedidas deben ser medidas, sin pasar ciertos límites: siempre acertarás utilizando un «Que tengas un buen día. Saludos cordiales».
5) Otros detalles
Al margen del contenido, debes cuidar los siguientes aspectos:
- Utiliza una firma personalizada.
- Cuida la ortografía y evita los emoticonos, pues restan seriedad.
- Pide confirmación de recepción si se trata de un email de relevancia. En el caso de que también fuese urgente, es preferible que contactes a través de una llamada telefónica.
- Elimina conversaciones anteriores, principalmente si incluyen a terceros.
- Presta especial atención a los campos CC y CCO para no equivocarte de destinatario.
- Trata de ser inmediato en tus respuestas, procurando que no sobrepasen las 24 horas desde la recepción del email.